Datenschutzerklärung
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Die Angaben zur verantwortlichen Stelle können Sie unserem Impressum entnehmen.
EXFILE GmbH
Personalberatung
Schumannstr. 27
60325 Frankfurt
Tel +49 (0) 69 / 95 509 509 - 0
Email info@exfile.de
Web www.exfile.de
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer:
Jürgen Bröcher,
Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
EXFILE GmbH
Datenschutzbeauftragter/DPO
Schumannstr. 27
60325 Frankfurt
Datenschutz@exfile.de
Zuständige Aufsichtsbehörde
Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
+49 611 1408 0
+49 611 1408 900
poststelle@datenschutz.hessen.de
http://www.datenschutz.hessen.de
Betroffene Personengruppen
Wir erfassen und verarbeiten personenbezogene Daten über
- Bewerber / Kandidaten
- Kunden (Ansprechpartner)
- Dienstleister / Lieferanten (Ansprechpartner)
- Personen, deren Daten wir von Bewerbern / Kandidaten / Mitarbeitern erhalten (z.B. Ansprechpartner für Referenzen, Notfallkontakte)
- Personen, die auf sonstige Weise mit uns in Kontakt treten
- Besucher unserer Webseite
1. Bewerber / Kandidaten
Verarbeitete Daten
Von Bewerbern/Kandidaten erfassen und verarbeiten wir einige oder alle der nachfolgend aufgeführten Datenkategorien:
- Name
- Alter/Geburtsdatum
- Geburtsort
- Geschlecht
- Foto
- Staatsangehörigkeit/Staatsbürgerschaft
- Familienstand
- Wohnsitz / Aufenthaltsort
- Kontaktdaten
- Details zur Ausbildung
- Details zum beruflichen Werdegang
- Details zu Qualifikationen
- Notfallkontakte (Name, Kontaktdaten etc.)
- Angaben über unterhaltsberechtigte Personen
- Angaben über Referenz-Kontakte
- Führerscheindaten
- Personalausweis- / Reisepassdaten
- Sozialversicherungsnummer (oder die entsprechende Nummer in Ihrem Land)
- Steuerliche Informationen
- Finanzdaten (wenn wir Ihren finanziellen Hintergrund prüfen müssen)
- Informationen zur Feststellung der Diversität (z.B. Rasse / ethnische Herkunft, Religionszugehörigkeit / Überzeugungen, körperliche und geistige Gesundheit, Behinderungen)
- Details zu eventuellen Vorstrafen
- Details zur Vergütung
- Details zur Altersvorsorge
- Details zur Krankenversicherung
- Details zu Bankverbindungen
- Informationen zu den Kandidaten-/Bewerber-Wünschen die künftige Beschäftigung betreffend
- Verfügbarkeit
- IP-Adresse
- Datum, Uhrzeit und Häufigkeit der Zugriffe auf unsere Dienste
- Videoaufnahmen im Falle des Besuchs unserer Räumlichkeiten
- Zusätzliche Informationen, die Bewerber/Kandidaten uns mitteilen
- Zusätzliche Informationen, die Referenz-Ansprechpartner über Bewerber / Kandidaten mitteilen
- Zusätzliche Informationen, die Kunden uns mitteilen
- Zusätzliche Informationen, die wir von Dritten (z.B. von Jobportalen) erhalten
- Gesprächsnotizen
- Daten, die beim Besuch unserer Webseite erhoben werden (siehe Besucher der Webseite)
- Telefonverbindungsdaten
- Teilnahme an Veranstaltungen
Zwecke der Verarbeitung
Wir nutzen die personenbezogenen Daten von Bewerbern / Kandidaten für die folgenden Zwecke:
- Durchführung von Rekrutierungsmaßnahmen; um die passenden Tätigkeiten für Bewerber / Kandidaten zu finden. Wir erfassen personenbezogene Daten von Bewerbern / Kandidaten und ergänzen diese gegebenenfalls aus anderen Quellen, z. B. Jobportalen oder Social Media Anbietern. Wir speichern und aktualisieren diese Daten in unserer Datenbank, damit wir Bewerber /Kandidaten im Zusammenhang mit der Rekrutierung kontaktieren können. Dies tun wir auch, um den Rekrutierungsprozess zu erleichtern. Wir gleichen die personenbezogenen Daten über Kandidaten mit aktuellen Anforderungsprofilen von unseren Kunden ab, um diejenigen Stellen zu finden, die wir für geeignet halten. Wir senden personenbezogene Daten von unseren Bewerbern / Kandidaten an unsere Kunden, um die entsprechenden Bewerber / Kandidaten beim Kunden zu bewerben und um deren Eignung für die betreffende Tätigkeit bewerten zu lassen. Wir ermöglichen es Bewerbern / Kandidaten, ihren Lebenslauf und Belege für ihre Qualifikation einzureichen, sich online für Tätigkeiten zu bewerben oder Benachrichtigungen über Tätigkeiten zu erhalten, von denen wir glauben, dass sie für den betreffenden Bewerber / Kandidaten von Interesse sind.
- Erfüllung unserer Verpflichtungen aus Verträgen, die wir mit Bewerbern / Kandidaten geschlossen haben
- Erfüllung unserer Verpflichtungen aus Verträgen, wir im Zusammenhang mit der Rekrutierung mit Dritten geschlossen haben
- Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Gegebenenfalls in der Zukunft zur Erstellung von Persönlichkeitsprofilen
- Optimierung unserer Vergütungsprozesse
- Optimierung unserer Rechnungsstellungsprozesse
- Feststellung der Zufriedenheit unserer Bewerber / Kandidaten oder Kunden, indem wir entsprechende Umfragen durchführen
- Überprüfen / Verifizieren von Informationen, die Bewerber / Kandidaten angegeben haben, ggf. mit Hilfe von externen Ressourcen
- Überprüfen / Verifizieren von Vorstrafen
- Erfüllung von Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Aufdeckung von Straftaten
- Erfüllung von Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Vereinnahmung und Abgabe von Steuern oder Abgaben (z.B. Bewirtungsbelege)
- Durchführung von Werbemaßnahmen, damit wir zielgerichtete, relevante Werbematerialien oder andere Mitteilungen zusenden können, von denen wir glauben, dass sie auf Interesse stoßen;
- Erfüllung von Aufgaben, die gesetzlich im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung vorgeschrieben sind
- Erstellung von Statistiken, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind
- Einladung zu Firmenfeiern
- Entwicklung und Bewerbung anderer Produkte und Dienstleistungen (z.B. unbefristete und befristete Arbeitsverträge, Arbeitnehmerüberlassung, Executive Search, Werkverträge)
- Überwachung der Chancengleichheit: Wir möchten sicherstellen, dass unsere Rekrutierungsprozesse unserem Gleichbehandlungsansatz entsprechen. Hierfür verarbeiten wir besonders schutzbedürftige sensible personenbezogene Daten (z.B Religion, ethnische Herkunft etc.), welche wir aber gesondert direkt von Bewerbern / Kandidaten erheben. Wir können diese (ggf. entsprechend anonymisierten) Daten auch Kunden zur Verfügung stellen, wenn dies vertraglich vereinbart ist oder der Kunde diese Informationen ausdrücklich anfordert, um seine eigenen Beschäftigungsprozesse einzuhalten.
Art der Verarbeitung
Personenbezogene Daten von Bewerbern / Kandidaten werden üblicherweise auf zwei Arten erfasst (verarbeitet):
- Direkt vom Bewerber / Kandidaten
- von Dritten (z.B. Referenzkontakte, Kunden, Soziale Medien etc.)
- automatisch erhobene Daten (wie zum Beispiel Telefonverbindungsdaten)
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von persönlichen Daten von Bewerbern / Kandidaten sind:
- die Einwilligung des jeweiligen Bewerbers / Kandidaten.
- Soweit erforderlich zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten
- Soweit erforderlich zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen (z.B. an der optimierten Zusammenarbeit mit unseren Bewerbern / Kandidaten)
- Wahrnehmung der berechtigten Interessen Dritter (z.B. unserer Kunden an leistungswilligen und leistungsfähigen Bewerbern / Kandidaten)
- Wahrnehmung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten von Bewerbern / Kandidaten werden 6 Monate nach Mitteilung der Entscheidung gespeichert, wenn nicht eine Einwilligung in eine längere Datenspeicherung vorliegt. Dies ist etwa dann der Fall, wenn Bewerber / Kandidaten sich nicht nur auf eine bestimmte Stelle bewerben und deshalb in unseren Bewerber- / Kandidatenpool aufgenommen werden wollen. Erfolgt keine Entscheidung, werden die personenbezogenen Daten von Bewerbern / Kandidaten gespeichert, bis wir 2 Jahre lang keinen relevanten Kontakt mehr mit dem Bewerber / Kandidaten hatten. Als relevanten Kontakt sehen wir jede Art der Kommunikation an und darüber hinaus das Aktualisieren des Lebenslaufes
Sind die personenbezogenen Daten Bestandteil von Geschäftsbriefen, werden diese für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) gespeichert,
Weitergabe der Daten
Wir verwenden personenbezogene Daten sorgsam und geben sie nur im rechtlich zulässigen Rahmen an Empfänger weiter:
- potenzielle Arbeitgeber und andere Personaldienstleitungsagenturen/-organisationen, wenn wir glauben, dass dies die Chance, den richtigen Job für Sie zu finden, erhöht
- externe Partner, Jobportale und Jobsuchmaschinen, um Ihre Chancen, eine Beschäftigung zu finden, zu verbessern
- Steuer-, Prüf- oder sonstige Behörden, wenn wir davon überzeugt sind, dass wir verpflichtet sind, diese Daten weiterzugeben (beispielsweise, weil eine Anfrage einer Steuerbehörde oder in Verbindung mit einem möglichen Rechtsstreit vorliegt)
- Sonstige öffentliche Stellen, bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften
- unsere Konzerngesellschaften
- Externe Dienstleister, die in unserem Namen Leistungen erbringen (darunter externe Berater, Geschäftspartner und professionelle Berater wie Steuerberater, Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, technische Supportfunktionen und IT-Berater, die Entwicklungs- und Testarbeiten an den technologischen Systemen unseres Unternehmens durchführen)
- Anbieter extern vergebener Dienstleistungen, (z.B. Cloud-Speicheranbieter, Telefonie-Dienstleister, Internet-Service-Provider, Email-Dienst-Anbieter) sofern wir eine entsprechende Vereinbarung mit diesen Anbietern geschlossen haben, in welcher der Schutz Ihrer Daten auch bei diesem Anbieter festgelegt ist.
- Marketingtechnologieplattformen und -lieferanten
- Andere externe Dienstleister, die wir z.B. mit der Überprüfung von Referenzen, Qualifikationen und Vorstrafen beauftragt haben, sofern diese Überprüfungen angemessen und den lokalen Gesetzen zufolge zulässig sind
Ist die Bereitstellung der Daten gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich?
Personenbezogene Daten, die wir von Bewerbern / Kandidaten abfragen und die gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich sind, haben wir als Pflichtfelder in unserem Bewerberformular markiert. Ohne diese Pflicht-Angaben können wir naturgemäß nicht mit Ihnen zusammenarbeiten. Generell gilt, dass je mehr Informationen wir über den einzelnen Bewerber / Kandidaten haben, desto nachhaltiger wird sich die Bewerbung auf die angestrebte Tätigkeit auswirken.
2. Kunden (Ansprechpartner)
Verarbeitete Daten
Von Kunden und den für Kunden auftretenden Ansprechpartnern erfassen und verarbeiten wir einige oder alle der nachfolgend aufgeführten Datenkategorien:
- Name
- Kontaktdaten (z.B. Telefonnummern, Email-Adressen)
- Interesse an Kandidatenprofilen
- Interesse an von uns veröffentlichten Materialien
- Auftragsbezogene Daten, die es uns ermöglichen die richtigen Bewerber / Kandidaten zu finden
- Vertragsdetails
- Informationen, die uns betroffene Personen oder Dritte von sich aus mitteilen
- Bankverbindung
- Videoaufnahmen im Falle des Besuchs unserer Räumlichkeiten
- Sonstige Informationen, die wir gesondert beim Kunden erfragen
- Gesprächsnotizen und Aufzeichnungen
- Telefonverbindungsdaten
- Teilnahme an Veranstaltungen
Zwecke der Verarbeitung
Personenbezogene Daten von Kunden und deren Ansprechpartnern verarbeiten wir für folgende Zwecke:
- Rekrutierungsmaßnahmen: Wir speichern (und ggf. aktualisieren) personenbezogene Daten von Kunden und ihren Ansprechpartnern in unserer Datenbank, damit wir sie im Zusammenhang mit Rekrutierungsmaßnahmen kontaktieren können. Wir fertigen Aufzeichnungen / Notizen von Gesprächen und Besprechungen, damit wir gezielt Leistungen für Kunden erbringen können. Wir führen Umfragen durch, um mehr über die Zufriedenheit unserer Kunden zu erfahren.
- Werbemaßnahmen: Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kunden und deren Ansprechpartnern um sie gezielt auf unsere Bewerber / Kandidaten, Produkte und Dienstleistungen aufmerksam zu machen
- Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
- Durchführung der Kommunikation
- Erfüllung unserer Verpflichtungen aus Verträgen, die wir mit Bewerbern / Kandidaten geschlossen haben
- Erfüllung unserer Verpflichtungen aus Verträgen, wir im Zusammenhang mit der Rekrutierung zwischen mit Dritten geschlossen haben
- Optimierung unserer Rechnungsstellungsprozesse
- Feststellung der Zufriedenheit unserer Bewerber / Kandidaten oder Kunden, indem wir entsprechende Umfragen durchführen
- Erfüllung von Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Aufdeckung von Straftaten
- Erfüllung von Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Vereinnahmung und Abgabe von Steuern oder Abgaben (z.B. Bewirtungsbelege)
- Einladung zu Firmenfeiern
Art der Verarbeitung
Personenbezogene Daten von Kunden und deren Ansprechpartnern werden üblicherweise auf zwei Arten erfasst:
- Direkt vom Kunden / Ansprechpartner
- von Dritten (z.B. von Bewerbern / Kandidaten, Mitarbeitern, aus den Medien oder anderen Quellen)
- automatisch erhobene Daten (wie zum Beispiel Telefonverbindungsdaten)
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von persönlichen Daten von Kunden bzw. deren Ansprechpartnern sind:
- die Einwilligung des jeweiligen Kunden / Ansprechpartners.
- Soweit erforderlich zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten
- Soweit erforderlich zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen
- Soweit erforderlich zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen (z.B. an der optimierten Zusammenarbeit mit unseren Kunden)
- Wahrnehmung der berechtigten Interessen Dritter (z.B. unserer Bewerber / Kandidaten an einer sorgfältigen Auswahl potentieller Tätigkeiten)
- Wahrnehmung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
Dauer der Speicherung
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten für die Dauer, die sich aus dem Kontext, in welchem die personenbezogenen Daten verwendet werden, ergibt. Nachfolgend sind einige Sachverhalte aufgelistet. Treffen mehrere Sachverhalte zu, so gilt diejenige Frist, welche am spätesten abläuft:
- Personenbezogene Daten in jeglicher geschäftsbezogener Kommunikation mit unseren Kunden betrachten wir als geschäftliche Unterlage, die für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel ca. 10 Jahre) aufbewahrt wird. Wenn Sie mit unseren Mitarbeitern privat kommunizieren möchten, empfehlen wir, hierfür ausschließlich die privaten Kommunikationskanäle zu nutzen um die unnötige Speicherung dieser Kommunikation zu vermeiden.
Weitergabe der Daten
Wir verwenden personenbezogene Daten sorgsam und geben sie nur im rechtlich zulässigen Rahmen an Empfänger weiter:
- Steuer-, Prüf- oder sonstige Behörden, wenn wir davon überzeugt sind, dass wir verpflichtet sind, diese Daten weiterzugeben (beispielsweise, weil eine Anfrage einer Steuerbehörde oder in Verbindung mit einem möglichen Rechtsstreit vorliegt)
- Sonstige öffentliche Stellen, bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften
- Unsere Konzerngesellschaften
- Externe Dienstleister, die in unserem Namen Leistungen erbringen (darunter externe Berater, Geschäftspartner und professionelle Berater wie Steuerberater, Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, technische Supportfunktionen und IT-Berater, die Entwicklungs- und Testarbeiten an den technologischen Systemen unseres Unternehmens durchführen)
- Anbieter extern vergebener Dienstleistungen, (z.B. Cloud-Speicheranbieter, Telefonie-Dienstleister, Internet-Service-Provider, Email-Dienst-Anbieter) sofern wir eine entsprechende Vereinbarung mit diesen Anbietern geschlossen haben, in welcher der Schutz Ihrer Daten auch bei diesem Anbieter festgelegt ist.
- Marketingtechnologieplattformen und -lieferanten
Ist die Bereitstellung der Daten gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich?
Personenbezogene Daten, die wir von Kunden bzw. deren Ansprechpartnern abfragen und die gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich sind, werden wir bei der Anbahnung des Vertrags mit dem Kunden gesondert kennzeichnen. Werden diese Daten nicht bereitgestellt, können wir keine Kundenbeziehung mit Ihnen aufbauen.
3. Dienstleister / Lieferanten (Ansprechpartner)
Verarbeitete Daten
Von Dienstleister / Lieferanten und den für sie auftretenden Ansprechpartner erfassen wir einige oder alle der nachfolgend aufgeführten Datenkategorien:
- Name
- Kontaktdaten (z.B. Telefonnummern, Email-Adressen)
- Informationen, die uns betroffene Personen oder Dritte von sich aus mitteilen
- Vertragsdetails
- Bankverbindung
- Videoaufnahmen im Falle des Besuchs unserer Räumlichkeiten
- Sonstige Informationen, die wir gesondert beim Dienstleister / Lieferanten erfragen
- Telefonverbindungsdaten
Zwecke der Verarbeitung
Personenbezogene Daten von Dienstleistern / Lieferanten und deren Ansprechpartnern verarbeiten wir zu folgenden Zwecken:
- Erfüllung unserer Verpflichtungen aus Verträgen, die wir mit Bewerbern / Kandidaten oder Kunden oder dem jeweiligen Lieferanten geschlossen haben: Wir speichern (und ggf. aktualisieren) personenbezogene Daten von Lieferanten und deren Ansprechpartnern in unserer Datenbank, damit wir Sie im Zusammenhang mit unseren Vereinbarungen kontaktieren können.
- Anfrage von Unterstützung / Dienstleistungen von Lieferanten;
- Erstellung von Verträgen mit Lieferanten;
- Werbemaßnahmen: Wenn wir davon überzeugt sind, dass eines unserer Produkte / Dienstleistungen von Interesse ist, werden wir Lieferanten und deren Ansprechpartner kontaktieren, um ihnen diese Produkte / Dienstleistungen anzubieten;
- Erfüllen bestimmter gesetzlicher Verpflichtungen;
- Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Art der Verarbeitung
Personenbezogene Daten von Lieferanten und deren Ansprechpartnern werden üblicherweise auf folgende Arten erfasst:
- Direkt vom Lieferanten / Ansprechpartner
- automatisch erhobene Daten (wie zum Beispiel Telefonverbindungsdaten)
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von persönlichen Daten von Lieferanten bzw. deren Ansprechpartnern sind:
- die Einwilligung des jeweiligen Bewerbers / Kandidaten.
- Soweit erforderlich zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten
- Soweit erforderlich zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen (z.B. an der optimierten Zusammenarbeit mit unseren Kunden)
- Wahrnehmung der berechtigten Interessen Dritter (z.B. unserer Kunden oder Bewerber / Kandidaten)
- Wahrnehmung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
Dauer der Speicherung
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten für die Dauer, die sich aus dem Kontext, in welchem die personenbezogenen Daten verwendet werden, ergibt. Nachfolgend sind einige Sachverhalte aufgelistet. Treffen mehrere Sachverhalte zu, so gilt diejenige Frist, welche am spätesten abläuft:
- Personenbezogene Daten in jeglicher geschäftsbezogener Kommunikation mit unseren Kunden betrachten wir als geschäftliche Unterlage, die für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel ca. 10 Jahre) aufbewahrt wird. Wenn Sie mit unseren Mitarbeitern privat kommunizieren möchten, empfehlen wir, hierfür ausschließlich die privaten Kommunikationskanäle zu nutzen um die unnötige Speicherung dieser Kommunikation zu vermeiden.
Weitergabe der Daten
Wir verwenden personenbezogene Daten sorgsam und geben sie nur im rechtlich zulässigen Rahmen an Empfänger weiter:
- Steuer-, Prüf- oder sonstige Behörden, wenn wir davon überzeugt sind, dass wir verpflichtet sind, diese Daten weiterzugeben (beispielsweise, weil eine Anfrage einer Steuerbehörde oder in Verbindung mit einem möglichen Rechtsstreit vorliegt)
- Sonstige öffentliche Stellen, bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften
- Unsere Konzerngesellschaften
- Externe Dienstleister, die in unserem Namen Leistungen erbringen (darunter externe Berater, Geschäftspartner und professionelle Berater wie Steuerberater, Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, technische Supportfunktionen und IT-Berater, die Entwicklungs- und Testarbeiten an den technologischen Systemen unseres Unternehmens durchführen)
- Anbieter extern vergebener Dienstleistungen, (z.B. Cloud-Speicheranbieter, Telefonie-Dienstleister, Internet-Service-Provider, Email-Dienst-Anbieter) sofern wir eine entsprechende Vereinbarung mit diesen Anbietern geschlossen haben, in welcher der Schutz Ihrer Daten auch bei diesem Anbieter festgelegt ist.
- Marketingtechnologieplattformen und -lieferanten
Ist die Bereitstellung der Daten gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich?
Personenbezogene Daten, die wir von Lieferanten bzw. deren Ansprechpartnern abfragen und die gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich sind, werden wir bei der Anbahnung des Vertrags mit dem Kunden gesondert kennzeichnen. Werden diese Daten nicht bereitgestellt, können wir keine Vertragsbeziehung mit Ihnen aufbauen.
4. Personen, deren Daten wir von Bewerbern / Kandidaten / Mitarbeitern erhalten (z.B. Ansprechpartner für Referenzen, Notfallkontakte)
Verarbeitete Daten:
Von Referenzkontakten / Notfallkontakten etc. erfassen wir einige oder alle der nachfolgend aufgeführten Datenkategorien:
- Name
- Kontaktdaten (z.B. Telefonnummern, Email-Adressen)
- Videoaufnahmen im Falle des Besuchs unserer Räumlichkeiten
- Informationen, die uns betroffene Personen oder Dritte von sich aus mitteilen
Zwecke der Verarbeitung
Personenbezogene Daten von Notfallkontakten / Referenzkontakten nutzen wir ausschließlich zu folgenden Zwecken:
- Notfallkontakte kontaktieren wir, wenn Bewerber / Kandidaten die diesen Notfallkontakt angegeben haben, in einen Unfall oder Notfall verwickelt werden;
- Referenzkontakte kontaktieren wir sie, um eine Referenz einzuholen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil unseres Qualitätssicherungsprozesses für Kandidaten. Er kann entscheidend für das Ergebnis der Bewerbung sein.
- Referenzkontakte können gelegentlich im Zusammenhang mit Rekrutierungsmaßnahmen kontaktiert werden, von denen wir glauben, dass sie von Interesse sind. In diesem Fall verwenden wir Ihre Daten zu denselben Zwecken wie die Daten von Kunden.
Art der Verarbeitung
Personenbezogene Daten von Referenzkontakten und Notfallkontakten werden üblicherweise von Bewerbern / Kandidaten bereitgestellt. Wir speichern diese Daten für den Notfall bzw. für den Fall, dass eine Referenz überprüft werden muss.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von persönlichen Daten von Bewerbern / Kandidaten sind:
- Soweit erforderlich zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen (z.B. an der optimierten Zusammenarbeit mit unseren Bewerbern / Kandidaten)
- Wahrnehmung der berechtigten Interessen Dritter (z.B. unserer Bewerber / Kandidaten, dass im Notfall die richtigen Personen informiert werden)
- Wahrnehmung der berechtigten Interessen Dritter (z.B. unserer Kunden an sorgfältig überprüften Referenzen zu einstellungsrelevanten Lebenslaufdaten)
- Wahrnehmung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
Dauer der Speicherung
Wir speichern die personenbezogenen Daten von Referenzkontakten so lange, wie wir die personenbezogenen Daten des Bewerbers / Kandidaten speichern. Gleiches gilt für die Speicherung personenbezogener Daten von Notfallkontakten, es sei denn der Bewerber / Kandidat oder der Notfallkontakt selbst teilt uns mit, dass die betroffene Person nicht (mehr) als Notfallkontakt zur Verfügung steht.
Weitergabe der Daten
Wir verwenden personenbezogene Daten sorgsam und geben sie nur im rechtlich zulässigen Rahmen an Empfänger weiter:
- Öffentliche Stellen, bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften
- Unsere Konzerngesellschaften
- Anbieter extern vergebener Dienstleistungen, (z.B. Cloud-Speicheranbieter, Telefonie-Dienstleister, Internet-Service-Provider, Email-Dienst-Anbieter) sofern wir eine entsprechende Vereinbarung mit diesen Anbietern geschlossen haben, in welcher der Schutz Ihrer Daten auch bei diesem Anbieter festgelegt ist.
Ist die Bereitstellung der Daten gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich?
Personenbezogene Daten von Notfallkontakten und Referenzen sind weder gesetzlich vorgeschrieben noch für einen Vertragsabschluss erforderlich. Allerdings ist es im Interesse des Bewerbers / Kandidaten, einen Notfallkontakt zu benennen. Angaben zu Referenzkontakten sind mitunter notwendig sicherlich aber hilfreich für den Erfolg unserer Vermittlungstätigkeit.
5. Personen, die auf sonstige Weise mit uns in Kontakt treten
Verarbeitete Daten:
Von vorgenannten Personen erfassen wir üblicherweise einige oder alle der nachfolgend aufgeführten Datenkategorien:
- Name
- Kontaktdaten (z.B. Telefonnummern, Email-Adressen)
- Videoaufnahmen im Falle des Besuchs unserer Räumlichkeiten
- Informationen, die uns betroffene Personen oder Dritte von sich aus mitteilen
Abhängig vom Einzelfall können weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Zwecke der Verarbeitung
Der Zweck der Verarbeitung hängt von dem Anliegen der betroffenen Person ab.
Art der Verarbeitung
Üblicherweise haben wir die personenbezogenen Daten direkt von der Person, die uns kontaktiert hat, erhalten. Abhängig vom Einzelfall können wir auch Hintergrundinformationen über die betroffene Person bei Dritten einholen, wenn wir dies für notwendig erachten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
- Wenn uns betroffene Personen kontaktieren, gehen wir davon aus, dass mit der Kontaktierung eine Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt.
- Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen
- Wahrnehmung der berechtigten Interessen Dritter
- Geltendmachung, Wahrnehmung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
Dauer der Speicherung
Die Dauer der Verarbeitung hängt vom Einzelfall ab. Werden etwa Geschäftsbriefe / Geschäftsunterlagen erstellt, so werden diese bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel ca. 10 Jahre) gespeichert.
Sofern die Kontaktaufnahme aus anderen Gründen erfolgt, kann die Dauer der Speicherung länger oder kürzer sein.
Weitergabe der Daten
Wir verwenden personenbezogene Daten sorgsam und geben sie nur im rechtlich zulässigen Rahmen an Empfänger weiter:
- Öffentliche Stellen, bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften
- unsere Konzerngesellschaften
- Anbieter extern vergebener Dienstleistungen, (z.B. Cloud-Speicheranbieter, Telefonie-Dienstleister, Internet-Service-Provider, Email-Dienst-Anbieter) sofern wir eine entsprechende Vereinbarung mit diesen Anbietern geschlossen haben, in welcher der Schutz Ihrer Daten auch bei diesem Anbieter festgelegt ist.
- Steuer-, Prüf- oder sonstige Behörden, wenn wir davon überzeugt sind, dass wir verpflichtet sind, diese Daten weiterzugeben (beispielsweise, weil eine Anfrage einer Steuerbehörde oder in Verbindung mit einem möglichen Rechtsstreit vorliegt)
- Externe Dienstleister, die in unserem Namen Leistungen erbringen (darunter externe Berater, Geschäftspartner und professionelle Berater wie Steuerberater, Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, technische Supportfunktionen und IT-Berater, die Entwicklungs- und Testarbeiten an den technologischen Systemen unseres Unternehmens durchführen)
- Strafverfolgungsbehörden
6. Besucher unserer Webseite
Verarbeitete Daten:
Wir erfassen und verarbeiten von Besuchern unserer Webseite automatisiert eine begrenzte Menge von Daten.
Server-Logfiles
Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers und ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
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- Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website,
- Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website,
- Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
- zu weiteren administrativen Zwecken.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf unserem berechtigten Interesse an den vorgenannten Zwecken zur Datenerhebung. Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Empfänger der Daten sind ggf. Auftragsverarbeiter.
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Kontaktieren Sie uns per Email oder über unser Kontaktformular, so erteilen Sie uns zum Zwecke der Kontaktaufnahme Ihre freiwillige Einwilligung. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse sowie Ihres Vornamens und Namens und Ihrer Anrede erforderlich. Die Email-Adresse dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Anrede und Namensbestandteile sind für eine persönliche Ansprache in unserer weiteren Kommunikation erforderlich. Die Angabe weiterer Daten ist optional. Die von Ihnen gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert.
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Dauer der Speicherung:
Grundsätzlich läuft der Cookie nach 2 Jahren ab. Jedoch wird bei jedem erneuten Besuch das Ablaufdatum auf 2 Jahre zurückgesetzt. Es ist ein residenter Cookie
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Konkret nutzen wir z. B.:
Google Webfonts (fonts.googleapis.com, gstatic.com)
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Die Datenschutzrichtlinie des Bibliothekbetreibers Google finden Sie hier: https://www.google.com/policies/privacy/
Ajax (ajax.googleapis.com)
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Die Datenschutzrichtlinie des Bibliothekbetreibers Google finden Sie hier: https://www.google.com/policies/privacy/
cloudflare
Cloudflare stellt ein CSS-Skript zur Verfügung, mit welchem unsere Webseite optisch so dargestellt wird, wie es von uns gewünscht ist. Wir nutzen diese Bibliothek, damit unsere Seite so schnell und effizient wie möglich ausgeführt wird - von welchem Gerät auch immer Sie darauf zugreifen.
Die Datenschutzrichtlinie des Bibliothekbetreibers Cloudflare finden Sie hier: https://www.cloudflare.com/security-policy/
Links auf Soziale Medien
Auf unserer Seite finden Sie auch Links zu unseren Auftritten in Sozialen Medien. Dabei handelt es sich nicht um sogenannte Social Media Plugins, die Ihre Aktivitäten im Netz überwachen. Wenn Sie dem Link folgen, verlassen Sie unsere Webseite und betreten den datenschutzrechtlichen Verantwortungsbereich des Anbieters des Sozialen Mediums.
- Kunden (Ansprechpartner)
- Dienstleister / Lieferanten (Ansprechpartner)
- Personen, deren Daten wir von Bewerbern / Kandidaten / Mitarbeitern erhalten (z.B. Ansprechpartner für Referenzen, Notfallkontakte)
- Personen, die auf sonstige Weise mit uns in Kontakt treten
Zwecke der Verarbeitung
Wir verwenden personenbezogene Daten von Besuchern unserer Webseite,
- um Ihnen die Handhabung unserer Website zu erleichtern;
- um die Wirksamkeit unseres Internet-Auftritts zu überprüfen und zu verbessern;
- um unsere IT-Systeme zu schützen und um Maßnahmen gegen mögliche Angreifer einleiten zu können
Art der Verarbeitung
Üblicherweise werden die Daten automatisiert erhoben
Wenn Sie unser Bewerberformular nutzen, werden die Daten, die Sie dort angeben automatisiert gespeichert und gegebenenfalls durch uns manuell angereichert
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
- Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen an der Funktionsweise unserer Webseite
- Wahrnehmung der berechtigten Interessen Dritter (z.B. unseres Web-Hosters an der Funktionsfähigkeit seiner IT-Infrastruktur)
- Wahrnehmung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
Dauer der Speicherung
- Die Speicherdauer der Cookies ist zu dem jeweils verwendeten Cookie ersichtlich
- Die Speicherdauer der Server-Logfiles beträgt nicht länger als 6 Monate
- Die Speicherdauer der Daten, die über unser Bewerberformular eingegeben wurden, sind im Abschnitt für Bewerber / Kandidaten ersichtlich.
Weitergabe der Daten
- Öffentliche Stellen, bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften
- Unsere Konzerngesellschaften
- Anbieter extern vergebener Dienstleistungen, (z.B. Cloud-Speicheranbieter, Telefonie-Dienstleister, Internet-Service-Provider, Email-Dienst-Anbieter) sofern wir eine entsprechende Vereinbarung mit diesen Anbietern geschlossen haben, in welcher der Schutz Ihrer Daten auch bei diesem Anbieter festgelegt ist.
- Steuer-, Prüf- oder sonstige Behörden, wenn wir davon überzeugt sind, dass wir verpflichtet sind, diese Daten weiterzugeben (beispielsweise, weil eine Anfrage einer Steuerbehörde oder in Verbindung mit einem möglichen Rechtsstreit vorliegt)
- Externe Dienstleister, die in unserem Namen Leistungen erbringen (darunter externe Berater, Geschäftspartner und professionelle Berater wie Steuerberater, Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, technische Supportfunktionen und IT-Berater, die Entwicklungs- und Testarbeiten an den technologischen Systemen unseres Unternehmens durchführen)
- Strafverfolgungsbehörden
Ist die Bereitstellung der Daten gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich?
Personenbezogene Daten von den Besuchern unserer Webseite erheben wir grundsätzlich, um die Funktionsfähigkeit der Webseite sicherzustellen und um die Nutzerfreundlichkeit unserer Webseite zu erhöhen. Bitte beachten Sie, dass Sie in Ihren Browsereinstellungen das Ablegen von Cookies verhindern können, dass dies aber auch zu Einschränkungen in der Benutzerfreundlichkeit und Funktionsfähigkeit der Webseite führen kann.
Ihre Rechte
Wenn Sie eines der nachfolgend genannten Rechte ausüben oder Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen möchten, kontaktieren Sie uns.
Sie finden unsere Kontaktdaten ganz am Anfang dieses Dokuments. Bitte beachten Sie, dass wir Aufzeichnungen Ihrer Mitteilungen und ergänzende Informationen aufbewahren können, um von Ihnen angesprochene Probleme besser lösen zu können.
Es ist wichtig, dass die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Informationen richtig und aktuell sind. Bitte halten Sie uns auf dem Laufenden, wenn Ihre personenbezogenen Daten in dem Zeitraum, in dem wir Daten speichern, Änderungen umfassen.
Auskunftsrecht
Sie können jederzeit von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen:
- Die Verarbeitungszwecke
- Die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
- Die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
- Die geplante Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten, sofern dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
- Die Herkunft der Daten, soweit diese nicht bei Ihnen erhoben wurden
- Das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung und Informationen über deren Logik, Tragweite und Auswirkungen für Sie,
- Bei Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, oder Sie um weitere Informationen zu Ihrer Aufforderung bitten. Falls wir Ihnen Zugriff auf die Informationen gewähren, die wir über Sie gespeichert haben, werden wir dafür keine Gebühren erheben, es sei denn, Ihre Anfrage ist „offenkundig unbegründet oder exzessiv“. Falls Sie weitere Kopien dieser Informationen bei uns anfordern, können wir Ihnen angemessene Verwaltungskosten, sofern rechtlich zulässig, in Rechnung stellen. Wir können Ihre Anfrage ablehnen, sofern dies gesetzlich zulässig ist. Falls wir Ihre Anfrage ablehnen, werden wir dies in jedem Fall begründen.
Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten berichtigen.
Falls wir diese personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben haben, werden wir diese über die Berichtigung informieren, sofern dies möglich ist und keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. Gegebenenfalls werden wir Sie darüber informieren, an welche Dritten wir die unrichtigen oder unvollständigen personenbezogenen Daten weitergegeben haben. Wenn wir es für unangemessen halten, Ihrer Aufforderung zu entsprechen, werden wir Ihnen die Gründe für diese Entscheidung erläutern.
Recht auf Vervollständigung
Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
Falls wir diese personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben haben, werden wir diese über die Vervollständigung informieren, sofern dies möglich ist und keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. Gegebenenfalls werden wir Sie darüber informieren, an welche Dritten wir die unvollständigen personenbezogenen Daten weitergegeben haben. Wenn wir es für unangemessen halten, Ihrer Aufforderung zu entsprechen, werden wir Ihnen die Gründe für diese Entscheidung erläutern.
Recht auf Löschung (Recht auf „Vergessenwerden“)
In den folgenden Fällen haben das Recht, von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten löschen:
- Wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise erarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind;
- Wenn Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns widerrufen haben und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;
- Wenn Sie erfolgreich von Ihrem Widerspruchrecht gegen eine Verarbeitung Gebrauch gemacht haben;
- wenn Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
- wenn die Daten gelöscht werden müssen, damit wir unseren Verpflichtungen als Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten nachkommen können; oder
Das Recht auf Löschung / Vergessenwerden besteht nicht, wenn die Verarbeitung erforderlich ist,
- um das Recht auf Freiheit der Meinungsäußerung und Informationsfreiheit auszuüben,
- um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, eine Aufgabe im öffentlichen Interesse zu erfüllen oder öffentliche Gewalt auszuüben,
- aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit,
- zu Archivierungs-, Forschungs- und Statistikzwecken, oder
- um einen Rechtsanspruch auszuüben oder zu verteidigen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
In den folgenden Fällen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen:
- Wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird und zwar für die Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
- Wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
- Wenn wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen
- Wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe für die Verarbeitung überwiegen.
Wenn Sie ein bestehendes Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ausüben, dann dürfen wir diese persönlichen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte eines Dritten oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeiten. Falls wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben haben, werden wir diese über die eingeschränkte Verarbeitung informieren, sofern dies möglich ist und keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. Wir werden Sie selbstverständlich informieren, bevor wir Einschränkungen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufheben.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sofern wir Ihre Daten auf Basis einer Einwilligung oder eines Vertrages automatisiert verarbeiten, haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln.
In den vorgenannten Fällen können wir - soweit technisch machbar - Ihre personenbezogenen Daten auf Ihren Wunsch auch direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln
Widerspruchsrecht
Sie können aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, die erfolgt,
- damit wir eine Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, erfüllen können oder öffentliche Gewalt ausüben können, die uns übertragen wurde
- damit wir unsere berechtigten Interessen oder berechtigten Interessen Dritter wahren können,
- zu wissenschaftlichen, historischen oder statistischen Zwecken oder zu Forschungszwecken.
Sie haben außerdem das Recht zum jederzeitigen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung
Recht, die Einwilligung zu widerrufen
Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Aktivitäten zu verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Wir werden die Aktivität, in die Sie zuvor eingewilligt hatten, einstellen, sofern unserer Ansicht nach neben der Einwilligung kein anderer Rechtsgrund vorliegt, der die weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu diesem Zweck durch uns rechtfertigt. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie darüber informieren.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, bei der zuständigen lokalen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist am Anfang unserer Datenschutzerklärung genannt.
Sonstiges
„In dieser Datenschutzerklärung werden die betroffenen Personengruppen zur Vereinfachung und Verbesserung des Leseflusses ausschließlich mit der männlichen Form benannt und auf die gleichzeitige Nennung des weiblichen Äquivalents verzichtet. Klarstellend sei erwähnt, dass die männliche Bezeichnung stellvertretend auch für die weiblichen Vertreter dieser Personengruppen steht.
Soweit wir in dieser Datenschutzerklärung den Begriff Tätigkeiten verwenden, meinen wir hiermit jede Art der unselbständigen Tätigkeit (z.B. Arbeitnehmer, Leiharbeitnehmer) aber auch selbständige Tätigkeiten (z.B. Projekteinsätze unserer Spezialisten / Interim Manager)“
